Εκδρομή στο επάγγελμα: υπεύθυνος εκδηλώσεων

2024 Συγγραφέας: James Gerald | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 14:05

Υπάρχουν πολλά επαγγέλματα στον κόσμο. Για μερικούς ξέρουμε τα πάντα, για άλλους - λίγο λιγότερο, για το τρίτο - τίποτα απολύτως. Το τελευταίο ισχύει ιδιαίτερα συχνά για εκείνες τις κενές θέσεις που είναι σχετικές και, ας πούμε, μοντέρνες αυτή τη στιγμή. Αποφασίσαμε να σας πούμε για τέτοια επαγγέλματα και για το τι κάνουν οι ειδικοί σε τέτοιες θέσεις. Η πρώτη μας ιστορία αφορά τους διαχειριστές εκδηλώσεων.

Όταν συμμετέχουμε σε οποιαδήποτε εκδήλωση, για παράδειγμα, ως θεατές, πρακτικά δεν σκεφτόμαστε πόση προσπάθεια έχει επενδυθεί για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή αυτού του συνεδρίου, συναυλίας, έκθεσης κ.λπ. Βλέπουμε μόνο ένα όμορφο κέλυφος που μας αρέσει, αλλά δεν γνωρίζουμε πόσοι άνθρωποι δεν κοιμήθηκαν τη νύχτα, ανέπτυξαν μια ιδέα, διαπραγματεύτηκαν με πελάτες και εργολάβους, έγραψαν σενάρια, ονομάστηκαν μουσικοί, ηθοποιοί, συμμετέχοντες (ανάλογα με τον τύπο της εκδήλωσης) και πόσοι από αυτούς τρέχουν τώρα στα παρασκήνια ή κατά μήκος του διαδρόμου, κρατώντας έτοιμο το τηλέφωνο, ανησυχώντας και κάνοντας ό, τι είναι δυνατόν, έτσι ώστε εμείς, οι θεατές, να απολαμβάνουμε τα πάντα.

Εκπρόσωποι αυτού του δύσκολου επαγγέλματος, που απαιτούν πλήρη αφοσίωση και ικανότητα να ελέγχουν τον εαυτό τους σε κάθε κατάσταση κρίσης, ονομάζονται υπεύθυνοι εκδηλώσεων.

Η λέξη "event" μεταφράζεται από τα αγγλικά ως "event" και ο διαχειριστής εκδηλώσεων είναι ένα άτομο που διοργανώνει διάφορα είδη εκδηλώσεων.

Ο ρόλος ενός τέτοιου ειδικού δεν μπορεί να υποτιμηθεί, διότι εκτός από το γεγονός ότι είναι υπεύθυνος για την επιτυχή διεξαγωγή γεγονότων που είναι τόσο οικεία σε εμάς, αλλά μάλλον περίπλοκα όσον αφορά την προετοιμασία των εκδηλώσεων, βοηθά επίσης στη διαμόρφωση μιας θετικής εικόνας τον πελάτη, συγκεκριμένα την εταιρεία, ομάδες ανθρώπων ή ένα άτομο που είναι ο εμπνευστής της εκδήλωσης.… Στην ιστορία της διαχείρισης εκδηλώσεων, υπάρχουν πολλά παραδείγματα επιτυχούς χρήσης ειδικών εκδηλώσεων για τη δημιουργία και διατήρηση μιας θετικής εικόνας πελατών. Έτσι, το 2001, πραγματοποιήθηκε ένας διαγωνισμός snowboard στο Vorobyovy Gory, που διοργανώθηκε από το πρακτορείο BrandNew-Momentum κατόπιν παραγγελίας της εταιρείας Nokia. Την παράσταση παρακολούθησαν περισσότερα από 30 χιλιάδες άτομα και το πιο δημοφιλές αποδείχθηκε ότι ήταν το «έδαφος της Nokia», όπου όσοι ήθελαν θα μπορούσαν να εξοικειωθούν με τη γκάμα μοντέλων των τηλεφώνων της εταιρείας και να συμβουλευτούν ειδικούς.

Οι υπεύθυνοι εκδηλώσεων εργάζονται τόσο σε ειδικούς οργανισμούς όσο και στο προσωπικό μεγάλων οργανισμών. Είναι ενδιαφέρον ότι σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, οι γυναίκες επιλέγουν αυτό το επάγγελμα πολύ πιο συχνά από τους άνδρες. Εάν σκέφτεστε να αλλάξετε το επάγγελμά σας ή απλά θέλετε να μάθετε περισσότερα για εκείνους που διοργανώνουν ειδικές εκδηλώσεις, τότε οι πληροφορίες που παρουσιάζονται παρακάτω είναι μόνο για εσάς.

Ποια είναι η ευθύνη ενός διαχειριστή εκδηλώσεων

Ο ειδικός που είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία, τον συντονισμό και την υλοποίηση των εκδηλώσεων πρέπει να είναι προετοιμασμένος για το γεγονός ότι το εύρος των αρμοδιοτήτων του θα είναι αρκετά ευρύ. Όλα τους είναι εφικτά, αν και απαιτούν συγκέντρωση και ικανότητα να κάνουν τα πάντα στην ώρα τους.

1. Ένας διαχειριστής εκδηλώσεων πρέπει να είναι σε θέση να βρει μια κοινή γλώσσα με οποιονδήποτε πελάτη, ακόμα κι αν φαίνεται ότι είναι «από άλλο πλανήτη». Αυτή η ικανότητα είναι απαραίτητη για την από κοινού ανάπτυξη ενός σχεδίου εκδηλώσεων.

2. Ο ειδικός αναζητά χώρους για εκδηλώσεις, διατηρεί επαφή με τους συμμετέχοντες του και αναζητά επίσης τον απαραίτητο εξοπλισμό.

3. Ο ειδικός πρέπει να έχει σε απόθεμα έτοιμα προγράμματα για διάφορες εταιρικές εκδηλώσεις προκειμένου να τα προσφέρει σε περίπτωση που είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί ένα απρογραμμάτιστο γεγονός το συντομότερο δυνατό. Κατά κανόνα, τέτοια προγράμματα εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της εργασίας για κάθε διαχειριστή εκδηλώσεων.

Ο προϋπολογισμός και στη συνέχεια ο έλεγχος όλων των εξόδων είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός διαχειριστή εκδηλώσεων.

4. Η δυνατότητα υπολογισμού του προϋπολογισμού της εκδήλωσης είναι επίσης ευθύνη του διοργανωτή της εκδήλωσης. Ο προϋπολογισμός και στη συνέχεια ο έλεγχος όλων των εξόδων είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός διαχειριστή εκδηλώσεων.

5Η παρακολούθηση της εκπλήρωσης των όρων της σύμβασης με τους εργολάβους που συμμετέχουν στην προετοιμασία της εκδήλωσης αποτελεί σημαντική ευθύνη του ειδικού.

6. Ο υπεύθυνος εκδηλώσεων πρέπει να είναι σε θέση να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα των εκδηλώσεων που πραγματοποιήθηκαν. Αυτό είναι απαραίτητο για να καταλάβουμε εάν ο στόχος που έχει θέσει ο πελάτης έχει επιτευχθεί, ας πούμε, να αυξηθεί το επίπεδο των πωλήσεων.

Τι ιδιότητες πρέπει να έχει ένας υπεύθυνος εκδηλώσεων;

Μια σειρά απαιτήσεων επιβάλλονται στους ειδικούς, αλλά είναι όλες δικαιολογημένες, επειδή η αποτελεσματικότητα της εργασίας ενός διευθυντή εκδηλώσεων εξαρτάται άμεσα από τις προσωπικές του ιδιότητες.

1. Ένας διοργανωτής εκδήλωσης πρέπει να είναι κοινωνικός και φιλικός. Από αυτήν την ικανότητα προκύπτει ένα τέτοιο καθήκον όπως η ανάγκη να διαπραγματευτεί κανείς απόλυτα με οποιονδήποτε πελάτη.

Ένας διαχειριστής εκδηλώσεων πρέπει να είναι "πολλαπλών εργασιών", δηλαδή να είναι σε θέση να εργάζεται σε πολλά έργα ταυτόχρονα.

2. Η αντίσταση στο άγχος και η ικανότητα γρήγορης ανταπόκρισης στις μεταβαλλόμενες συνθήκες είναι σχεδόν η πιο σημαντική απαίτηση για τους διαχειριστές εκδηλώσεων. Οι εκπρόσωποι αυτού του επαγγέλματος εργάζονται συχνά σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης, μένουν ξύπνιοι αργά, πρέπει να λύσουν πολλά ζητήματα εδώ και τώρα.

3. Η παρουσία μιας δημιουργικής σειράς δεν θα βλάψει επίσης τον υπεύθυνο εκδηλώσεων: συχνά οι ειδικοί πρέπει να γράφουν σενάρια και να σκέφτονται μόνοι τους την έννοια των ψυχαγωγικών εκδηλώσεων.

4. Ο διαχειριστής εκδηλώσεων πρέπει να είναι «πολλαπλών εργασιών», δηλαδή να είναι σε θέση να εργάζεται σε πολλά έργα ταυτόχρονα.

5. Για έναν ειδικό, η «φιλία με τα μαθηματικά» δεν θα είναι περιττή, πράγμα που θα βοηθήσει στην εκτίμηση των εκτιμήσεων για ορισμένα γεγονότα.

Για ποιο άλλο επάγγελμα θα θέλατε να μάθετε περισσότερα;